Der E-Mail-Knigge – das gilt beim Verfassen von Mails
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Längst hat die E-Mail den Brief als bevorzugtes Kommunikationsmittel abgelöst. Eine E-Mail ist schnell verfasst und informiert den Empfänger genauso schnell über den Erhalt einer Nachricht. Dabei sollten gute Manieren, ein achtungsvoller Schreibstil sowie eine höfliche Anrede nicht vernachlässigt werden. Wir erklären Ihnen hier, worauf Sie beim Schreiben einer E-Mail achten sollten.
Darauf sollten Sie beim Verfassen einer E-Mail achten
Die eigene E-Mail-Adresse
Die eigene E-Mail-Adresse sollte immer seriös sein, denn der Empfänger sieht diese als Erstes. Vermeiden Sie also Pseudonyme wie “Pumuckl27”. Verwenden Sie stattdessen Ihren Vor- und Nachnamen, sodass der Empfänger direkt weiß, wer ihm die E-Mail geschickt hat. Dabei können Sie auch Abkürzungen für Ihren Vornamen verwenden. Soweit möglich, sollte Ihr Nachname jedoch vollständig ausgeschrieben sein.
Ein präziser Betreff
Füllen Sie stets die Betreffzeile mit einer konkreten und kurzen Zusammenfassung des Inhalts der Mail aus. Somit weiß der Adressat bereits vor dem Öffnen der E-Mail, worum es in dieser Nachricht geht.
Die höfliche Anrede
Achten Sie darauf, Ihre E-Mail mit einer höflichen Anrede zu beginnen. Wenn Sie mit dem Empfänger in keinem privaten Kontakt stehen, empfiehlt es sich, die Anrede mit “Sehr geehrte/r Frau/Herr” zu beginnen. Wenn es keinen direkten Ansprechpartner gibt, sollte die Anrede “Sehr geehrte Damen und Herren” in Ihrer E-Mail auftauchen. Das erscheint zwar konservativ, gehört aber auch heutzutage noch zum guten Ton. Je nach Beziehung zwischen Absender und Empfänger kann die Anrede natürlich variieren. Etwas weniger distanziert können Sie Ihr Schreiben auch mit “Guten Tag” beginnen. Kennen Sie den E-Mail-Empfänger bereits länger und haben ein vertrautes Verhältnis zu der Person, können Sie die E-Mail mit “Liebe/r X” oder regionalen Grußformeln wie “Moin” und “Servus” beginnen.
Rechtschreibung und Grammatik
Orthografische und grammatikalische Fehler sollten unbedingt vermieden werden. Diese zeugen von wenig Seriosität und lassen Sie unachtsam wirken. Ist in Ihrem E-Mail-Programm keine Rechtschreibprüfung integriert, lesen Sie sich vor dem Versenden noch einmal alles genau durch und achten Sie auf mögliche Fehler. Alternativ lassen Sie eine andere Person vor dem Abschicken Ihre Mail auf Fehler in Rechtschreibung und Grammatik prüfen.
Halten Sie sich kurz
Ziehen Sie Ihren E-Mail-Text nicht unnötig in die Länge. Ein E-Mail-Postfach wird gerne mal mit eingehenden Mails überflutet. Eine in die Länge gezogene Nachricht erschwert den E-Mail-Verkehr, da der Empfänger für die Beantwortung mehr Zeit benötigt. Besonders in geschäftliche E-Mails sollten alle wichtigen Informationen kurz, knapp und präzise formuliert werden.
Verzichten Sie auf Smileys
Smileys und Emoticons können Sie in privaten Chats mit Freunden austauschen. In einer seriösen E-Mail sollten Sie allerdings auf die Verwendung verzichten. Sie wirken im geschäftlichen Umfeld eher albern und sind hier somit fehl am Platz.
Die abschließende Grußformel
Für die E-Mail-Etikette ist eine konventionelle Großformel obligatorisch. Ihre geschäftliche E-Mail sollten Sie also mit Formeln wie “Mit freundlichen Grüßen” oder “Mit besten Grüßen” abrunden. Kennen Sie den E-Mail-Empfänger bereits besser, können Sie auch die Grußformeln “Mit herzlichen Grüßen” oder “Liebe Grüße” verwenden. In WhatsApp-Chats sind saloppe Grußformeln vollkommen in Ordnung. In E-Mails sollten Sie auf Abkürzungen wie “MfG” oder “LG” jedoch verzichten. Die Grußformeln werden vollständig ausgeschrieben. Ganz zum Schluss setzen Sie unter der Grußformel noch Ihren Vor- und Nachnamen. Haben Sie eine digitalisierte handschriftliche Signatur, können Sie diese ebenfalls in Ihrer E-Mail einfügen.
Der E-Mail-Anhang
Versuchen Sie auf einen Anhang in Ihrer E-Mail zu verzichten, wenn keiner gewünscht oder erforderlich ist. Die Anhänge zu lesen, kostet den Empfänger meistens zu viel Zeit, weswegen viele diesen gar nicht erst öffnen. Konzentrieren Sie sich darauf, alle notwendigen Informationen in der Mail selbst adäquat zu verfassen. Sollten Sie einen Anhang mitsenden müssen, achten Sie darauf, dass dieser so kompakt wie möglich ist. Der Anhang sollte nicht größer als 5 Megabyte sein, damit das E-Mail-Postfach des Adressaten nicht an nötiger Kapazität verliert. Überprüfen Sie vor dem Abschicken auch, ob Sie den Anhang tatsächlich der E-Mail beigefügt haben und weisen Sie im Schreiben auf den Anhang hin.
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