Digitale Unterschrift erstellen – so funktioniert’s

• Von Cornelia Möhring
• am 14. Dezember 2021 09:11 Uhr

Sie wollen ein Dokument digital signieren? Hier zeigen wir Ihnen, wie das geht.

Immer mehr Dokumente lassen sich digital unterschreiben. Deshalb sollten auch Sie sich auf die elektronische Unterschrift vorbereiten. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Unterschrift auf ein digitales Dokument setzen können. Bitte beachten Sie: Nicht immer ist eine elektronische Unterschrift gültig. Kaufverträge können Sie digital unterzeichnen, aber Arbeits- oder Mietverträge müssen mit einer echten Signatur bestätigt werden.

Elektronische Signatur über Freihandeingabe in Office erstellen

Fast jede Office-Software bietet Ihnen die Möglichkeit zur Freihandeingabe an. Das funktioniert zum Beispiel mit Outlook, aber am einfachsten geht es per OneNote:

1. Schritt:

2. Schritt:

Übrigens: Es gibt auch kostenpflichtige Alternativen, beispielsweise die Adobe-Sign-Funktion für den Acrobat Reader (ab 11,89 € im Monat). Damit können Sie spezifisch auf PDF-Dokumenten unterschreiben. Diese Funktion unterscheidet sich allerdings nicht großartig von der digitalen Signatur via Office.

Dokument mit digitaler Signatur in Word erstellen

Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.

1. Schritt:

2. Schritt:

3. Schritt:

4. Schritt:

Unterschrift scannen und als Bild einfügen

Um ein Dokument mit einer digitalen Signatur zu versehen, können Sie Ihre Unterschrift auch scannen. Dazu müssen Sie auf einem sauberen, weißen Papier schreiben und per Foto oder Scan auf Ihren Computer übertragen. Anschließend können Sie dieses Bild dann in Dokumente einfügen, zum Beispiel über ein Bildbearbeitungsprogramm wie Paint oder direkt via Word.

Der einzige Nachteil an dieser Methode: Sie setzen immer eine bereits bestehende, alte Unterschrift unter ein Dokument. Das kann im schlimmsten Fall zu rechtlichen Verwirrungen führen. Deshalb könnte es sinnvoll sein, das Dokument auszudrucken, zu unterschreiben und einzuscannen – aber das ist dann keine richtige digitale Unterschrift mehr.

Kurzanleitung: Dokument mit digitaler Signatur in Word erstellen

1. Klicken Sie in Word auf den Reiter “Einfügen“. Dort finden Sie den Punkt “Signaturzeile“.
2. Diese können Sie nun anpassen, indem Sie sie beispielsweise mit einem Namen für den Unterzeichnenden ausstatten. Das ist aber nicht zwingend nötig.
3. Per Doppelklick erhalten Sie nun die Meldung, dass das Dokument erst in einem passenden Format gespeichert werden muss. Speichern Sie es als .docx ab. Gegebenenfalls funktioniert auch das Speichern als .pdf-Datei.
4. Nun können Sie Ihren Namen als digitale Unterschrift eintragen oder ein Bild von Ihrer Unterschrift einfügen. In Word kann das Signatur-Feld generell via Doppelklick bearbeitet und ausgefüllt werden.

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