Eine Abwesenheitsnotiz ist praktisch, wenn Sie z.B. in den Urlaub fahren wollen. Wie Sie eine in Thunderbird einrichten, erfahren Sie hier.
Ob Sie nun in den Urlaub fahren, auf Dienstreise sind oder einfach nur krank – es kann immer mal wieder vorkommen, dass Sie mehrere Tage lang nicht im Büro sind und Ihre Mails nicht abrufen können. In solchen Fällen können Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, die automatisch an Ihre Kontakte gesendet wird, sobald diese Ihnen eine Mail schreiben. So wissen diese, dass sie nicht mit einer sofortigen Antwort von Ihnen rechnen können.
Achtung: Abwesenheitsnotizen sind eigentlich eine gute Sache. Doch vor allem bei Programm-basierten Abwesenheitsnachrichten kann es manchmal zu Problemen kommen. Der Rechner mit der Software muss permanent an sein. Und wenn dann doch etwas schief läuft, versenden Sie im schlimmsten Fall die Abwesenheitsnotiz erst sobald Sie aus Ihrem Urlaub zurück sind. Deshalb wäre es empfehlenswert diese Art von Benachrichtigung beim Mail-Anbieter selbst einzustellen. Üblicherweise finden Sie dort in den Einstellungen einen Punkt “Abwesenheitsnotiz einrichten” oder ähnliches.
Abwesenheitsnotiz mit Hilfe eines Filters erstellen
Um mit Thunderbird Abwesenheitsnotizen versenden zu können, muss das Programm stets geöffnet sein, um neue E-Mails zu empfangen und darauf antworten zu können. Ihr Computer muss in Ihrer Abwesenheit also die ganze Zeit eingeschaltet sein! Falls Sie das stört, fragen Sie bei Ihrem Arbeitgeber nach, ob dieser eventuell einen eigenen Server für solche Fälle angelegt hat. Wenn Sie ein E-Mail-Konto einer der bekannten E-Mail-Anbieter mit Thunderbird verknüpft haben, sehen Sie sich die zweite Anleitung an. Folgen Sie ansonsten unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung oder schauen Sie sich die Kurzanleitung an.
1. Schritt:
Zuerst müssen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz verfassen. Klicken Sie dazu in Thunderbird auf “Verfassen“. Im Feld “Von:” geben Sie nun die E-Mail-Adresse ein, von der Sie Ihre Abwesenheitsnotiz versenden wollen. Als Betreff eignet sich Abwesenheitsnotiz.
2. Schritt:
Sind Sie fertig, müssen Sie Ihre Notiz als Vorlage speichern. Dazu wählen Sie “Datei” und “Speichern als“. Anschließend wählen Sie “Vorlage” aus.
3. Schritt:
Nun müssen Sie den Filter einrichten. Dazu klicken Sie auf das Drei-Strich-Menü oben rechts und wählen Sie “Extras“.
4. Schritt:
Klicken Sie anschließend auf “Filter“.
5. Schritt:
Klicken Sie nun neben “Filter für:” auf das Drop-Down-Menü und wählen Sie das E-Mail-Konto aus, für das Sie die Abwesenheitsnotiz erstellen möchten. Anschließend klicken Sie auf den Button “Neu…“.
6. Schritt:
Wählen Sie nun dieselben Einstellungen wie oben im Bild gezeigt. Bei “Filter-Name:” geben Sie passenderweise Abwesenheitsnotiz ein. Unter “Filter anwenden bei:” setzen Sie nur einen Haken bei der Option “Nachrichtenabruf” und wählen daneben “Nach Junk-Erkennung“. So werden von Thunderbird als Spam erkannte E-Mails nicht beantwortet. Wählen Sie anschließend “Keine Bedingungen” und unter “Auszuführende Aktionen” die Option “Antworten mit Vorlage“. Wählen Sie dann die eben erstellte Vorlage aus. Anschließend klicken Sie auf “OK” und der Filter ist aktiviert.
Abwesenheitsnotiz bei E-Mail-Provider anlegen
Eine Abwesenheitsnotiz wird automatisch vom E-Mail-Server an alle Absender verschickt. Da Thunderbird kein Protokoll besitzt, welches von allen E-Mail-Anbietern unterstützt wird, mit dem Sie eine Abwesenheitsnotiz erstellen können, müssen Sie diese bei Ihrem jeweiligen E-Mail-Anbieter einstellen. Wir haben hier die geläufigsten aufgelistet:
Web.de
1. Schritt:
Melden Sie sich bei web.de an und klicken Sie unten links auf “Einstellungen“.
2. Schritt:
Dort klicken Sie unter “E-Mail” auf “Automatische Antwort“. Wählen Sie nun “Eingeschaltet im Zeitraum von” und legen Sie einen Zeitraum fest, in dem die Abwesenheitsnotiz versendet werden soll. Schreiben Sie anschließend die Notiz und klicken Sie dann auf “Speichern“.
Gmx.de
1. Schritt:
Melden Sie sich bei gmx.de an und klicken Sie unten links auf den Button “Einstellungen“.
2. Schritt:
Dort wählen Sie dann “Abwesenheitsnotiz” aus. Aktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz und geben Sie eine passende Nachricht ein. Anschließend klicken Sie auf “Speichern“.
Gmail
1. Schritt:
Melden Sie sich bei Gmail an und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad. Wählen Sie anschließend “Einstellungen” aus.
2. Schritt:
Scrollen Sie bis zum Ende der Seite zum Abschnitt “Abwesenheitsnotiz“. Wählen Sie die Option “Abwesenheitsnotiz aktiviert” und geben Sie anschließend einen Zeitraum ein. Formulieren Sie dann noch die Nachricht und klicken Sie auf “Änderungen speichern“.
Yahoo
1. Schritt:
Melden Sie sich bei Yahoo an und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad. Wählen Sie anschließend “Weitere Einstellungen“.
2. Schritt:
Klicken Sie nun links auf “Abwesenheitsnotiz” und aktivieren Sie den Schalter bei “Abwesenheitsnotiz aktivieren“. Legen Sie anschließend einen Zeitraum fest und verfassen Sie eine passende Nachricht. Klicken Sie zum Abschluss auf “Speichern“.
Freenet
1. Schritt:
Melden Sie sich bei Freenet an und klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild. Wählen Sie dann “Einstellungen“.
2. Schritt:
Klicken Sie nun unter der Kategorie “Postfächer verwalten” auf “Abwesenheitsnotiz hinzufügen, bearbeiten” und anschließend auf den Button “Hinzufügen“. Freenet erlaubt es Basic-Kunden nicht, eine eigene Nachricht zu verfassen, die vorgefertigte Nachricht sollte aber angemessen sein.
Hier können Sie außerdem nachlesen, wie Sie eine automatische Antwort für Outlook erstellen.
Kurzanleitung
Erstellen Sie zuerst eine Vorlage von Ihrer Abwesenheitsnotiz. Dazu klicken Sie in Thunderbird auf “Verfassen“. Bei “Von:” geben Sie die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Notiz erstellen möchten. Wählen Sie nach dem Verfassen “Datei” > “Speichern als” > “Vorlage“.
Klicken Sie nun auf das Drei-Strich-Menü oben rechts und wählen Sie “Filter“.
Bei “Filter für:” wählen Sie die E-Mail-Adresse aus, für die Sie die Abwesenheitsnotiz einrichten möchten und klicken anschließend auf “Neu…“.
Bei “Filter-Name:” geben Sie passenderweise Abwesenheitsnotiz ein und wählen bei “Filter anwenden bei:” nur die Option “Nachrichtenabruf“. Daneben stellen Sie “Nach Junk-Erkennung” ein. Wählen Sie anschließend “Keine Bedingungen“. Unter “Auszuführende Aktionen:” stellen Sie “Antworten mit Vorlage” ein und wählen daneben die eben erstellte Vorlage aus. Klicken Sie anschließend auf “OK” und der Filter ist aktiviert.
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